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Impariamo a non fare riunioni inutili

In questo blog parliamo di produttività e spesso le riunioni si rivelano un disincentivo a questo aspetto della vita degli individui.

Sono stati scritti ottimi articoli su questo argomento. Se tutti coloro che indicono una riunione ne avessero letto almeno uno forse avrebbero maggior rispetto per se stessi e per gli altri soggetti coinvolti in queste noiose attività.

Questo il primo articolo

Che cosa rende inutile una riunione, e perché?

  1. manca un vero ordine del giorno
    (quindi si parla di quello che via via emerge)
  2. mancano obiettivi specifici (“parliamo di…” non è un obiettivo)
    (quindi se si raggiunge qualche obiettivo è per caso)
  3. orari e durata sono puramente indicativi
    (quindi ciascuno arriva quando può e la riunione si chiude quando si riesce)
  4. gli interventi non hanno limiti di tempo prefissati
    (quindi la durata degli interventi dipende dalla capacità oratoria, non dall’importanza del contributo; un caso classico: chi ha un problema, che magari la riunione potrebbe affrontare, tende a parlare pochissimo)
  5. non si esplicitano e concordano le azioni future da compiere
    (quindi, se qualcuno deve fare qualcosa, si dovrà ricordarglielo;
    quindi, ci si affida alla bontà degli appunti dei singoli interessati)
  6. durante la riunione, tutti fanno tutt’altro
    (chi parla legge le proprie slide o il proprio documento; chi ascolta controlla la posta, la scrive, spippola con lo smartphone, cazzeggia su Facebook, chiacchiera col vicino, fa la lista della spesa, si appisola, invecchia).

Leggi il resto qui

http://www.mind-spa.it/

E ancora

Tagliate corto.

Solo pochissime riunioni hanno bisogno di più di 25 minuti. Ne ho viste migliaia, e lo so per certo. Questioni molto importanti possono essere risolte efficientemente in molto meno tempo. Sheryl Sandberg, di Facebook, è nota per avere un quaderno contenente la lista dei punti che devono essere discussi ad ogni riunione. Ogni volta che un punto è stato discusso, pone fine alla riunione, anche se sono passati appena 10 minuti.

Ai miei dipendenti, a Hootsuite, ho sempre detto di sentirsi liberi di alzarsi e andarsene da ogni meeting, se si rendono conto che a loro non serve sentire altro (anche da parte mia). Preferirei mille volte vederli lavorare alla loro scrivania, piuttosto che averli lì, seduti educatamente ad ascoltare e recepire informazioni che comunque non possono utilizzare. Provateci. È incredibilmente liberatorio tagliarsi fuori da una riunione nella quale si sente di non essere più indispensabile.

E perché 25 minuti? Pianificare riunione leggermente più corte dà alle persone un piccolo spazio di tempo nel quale possono rispondere alle email più urgenti, o possono spostarsi da una location all’altra. Lo stesso vale per la regola delle “ore di 50 minuti”.

Il guru della gestione aziendale Peter Drucker una volta ha detto: “Una persona o fa una riunione o lavora. Non può fare entrambe le cose allo stesso tempo”. Ha ragione. Nel nostro panorama lavorativo moderno, sembra che abbiamo tutti dimenticato che le riunione non prendono il posto del lavoro effettivo. Ma con alcuni accorgimenti di buonsenso (e con la volontà di dire “no”) potrebbe diventare possibile evitare la trappola delle riunioni inutili per tornare, finalmente, a fare in modo che le cose vengano effettivamente fatte.

Il resto è qui

http://www.wired.it/economia/lavoro/2015/10/09/riunioni-inutili/

 

Le riunioni spesso rubano la nostra attenzione.

La prossima volta che siete chiamati a dimostrare di essere “focalizzati” ricordate la scena di questo film…

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